Sind Sie sich Ihrer Stimme am Telefon bewusst? Auch dann, wenn Sie hunderte Male das Gleiche gesagt haben? Geben Sie es zu, Sie denken nicht mehr darüber nach. Auf Ihre Stimme kommt es aber an! Ihr Gesprächspartner am anderen Ende macht sich sofort ein Bild von Ihnen.
Das haben Sie bestimmt selbst schon einmal erlebt: Sie telefonieren mit einer Person, die Sie noch nie gesehen haben. Die Stimme der Person klingt so angenehm, positiv und freundlich, dass Sie sich ein entsprechend sympathisches Bild von dieser Person machen. Irgendwann stehen Sie sich dann persönlich gegenüber… *bäm*… so hätten Sie sich die Person niemals vorgestellt. Es ist ähnlich wie bei Radiomoderatoren, die man nur aus dem Radio kennt und später im Fernsehen sieht.
Training für Ihre Stimme am Telefon
Es ist ratsam, bewusst über Ihre Stimme am Telefon nachzudenken und sie gegebenenfalls zu trainieren. Das ist relativ einfach und gar nicht so anstrengend als würden Sie Arm- oder Beinmuskeln trainieren. Für den ersten Eindruck ist die Wirkung Ihrer Stimme am Telefon besonders wichtig: Der erste Eindruck am Telefon wird nämlich zu über 80% nur vom Klang der Stimme gebildet.
7 Tipps um Ihre Stimme am Telefon zu optimieren
Überprüfen Sie Ihre Grundhaltung
Wie steht es um Ihre Telefonierbereitschaft? Wie reagieren Sie wenn das Telefon klingelt? Sollte Ihre Reaktion negativ ausfallen, hat das eine Auswirkung auf den Anrufer. Er oder sie spürt es. Wenn Sie eine negative Grundhaltung zum Telefonieren haben, schlägt sich das auf Ihr Engagement, Ihre Tonlage, Ihre Lautstärke und Ihre Wortwahl nieder; und das spürt der Anrufer. Sie spüren es auch wenn Sie jemand „abwürgen“ will.
Überprüfen Sie Ihre Grundhaltung auch dann, wenn Sie mehrere negative Telefonate hinter sich haben. Wie wollen Sie beim nächsten Telefonat „gut drauf“ sein? Versuchen Sie sich in eine positive Stimmung zu bringen – immer wieder. Nehmen Sie sich selbst wahr und etablieren Sie eine positive Grundhaltung. Es wirkt sich auf Ihren Gesprächspartner aus.
Achten Sie auf Ihren Körper
Wer unausgeschlafen zur Arbeit kommt, hört sich müde an. Wer krank ist, hört sich krank an. Achten Sie so gut wie möglich auf Ihren Körper, er beeinflusst Ihre Stimme am Telefon. Trinken Sie genug Wasser, machen Sie Pausen. Trainieren Sie Ihre Stimmbänder um diese fit zu halten – es ist Ihr Werkzeug.
Eine Grundregel der Ergonomie am Arbeitsplatz besagt zum Beispiel, dass die optimale Raumtemperatur 20 – 22 Grad beträgt. Ohne Klimaanlage herrschten im Sommer 2018 deutlich höhere Temperaturen im Büro. Der Kreislauf fängt an zu arbeiten und versucht den Körper durch Schwitzen herunterzukühlen. Das kann für den Körper anstrengend werden und beeinflusst ebenfalls die Stimme.
Lächeln Sie am Telefon
Sie können ein Lächeln nicht nur sehen, sondern auch hören. Der Grund liegt im Rachen: Wenn Sie lächeln, vergrößert sich muskulös bedingt der Innenraum des Rachen. Der Rachen ist, neben Stirnhöhle, Nasennebenhöhlen und Brustkorb, ein Resonanzraum für die Stimme. Der Klang Ihrer Stimme dehnt sich in diesen Hohlräumen aus; und je größer der Resonanzraum, je voller, satter und schöner klingt Ihre Stimme. Vergrößern Sie die Resonanzräume in Ihrem Körper. Stellen Sie sich zum Beispiel ab und zu hin. Damit erweitern Sie Ihren Brustkorb, der im Sitzen ein wenig gestaucht ist.
Sprechen Sie deutlich
Wir sprechen im Gespräch viel zu undeutlich. Aus einem „haben“ wird ein „ham“, aus „und dann“ wird „undann“ oder wir ersetzen ein „er“ am Ende eines Wortes durch ein „a“. Stehen wir uns gegenüber, kommen wir mit dem Abkürzen und Verschlucken der Buchstaben gut zurecht, da wir auch auf unsere Münder schauen und von den Lippen ablesen.
Im Telefonat fällt das Lippenlesen allerdings weg. Nicht verstandene Wörter bringen Unsicherheit ins Telefongespräch. Der Gesprächspartner fragt in der Regel einmal nach, jede weitere Verständnisfrage wird für ihn/sie unangenehm. Üben Sie das deutliche Sprechen zum Beispiel mit Zungenbrechern, im Netz gibt es unzählige Übungen dafür (Google-Suchergebnisse). Deutliches Sprechen erleichtert den Gesprächsfluss erheblich.
Variieren Sie die Lautstärke Ihrer Stimme
Ein zu lautes Melden könnte angespannt oder dominant wirken, zu leises Sprechen könnte unsicher oder schüchtern wirken. Beides könnte auch an der Technik liegen. Testen Sie Ihre Sprechtechnik bevor Sie sie nutzen. Hörer und Headset sind oft unterschiedlich eingestellt. Variieren Sie die Lautstärke Ihrer Stimme. Nähern Sie sich zum Beispiel an die Lautstärke Ihres Gesprächspartners an (nicht genauso laut oder leise!). Das gibt ihm/ihr unbewusst das Gefühl „du bist wie ich“: Sie sind beide auf einer Wellenlänge.
Beachten Sie Ton und Betonung Ihrer Stimme am Telefon
Betonen Sie wichtige Wörter. Wer richtig betont, setzt sogar eine kleine Pause kurz vor und kurz nach dem betonten Wort. Die Länge der Pausen liegt dabei im Millisekundenbereich. Durch das bewusste Betonen entsteht eine Sprachmelodie, die lebendig wirkt und den Gesprächspartner gerne zuhören lässt. Ihre Freundlichkeit wirkt sich ebenfalls auch auf die Sprachmelodie aus – der Ton macht die Musik!
Variieren Sie Ihr Sprechtempo
Nähern Sie sich auch mit dem Sprechtempo an das Ihres Gesprächspartners an (nicht genauso schnell oder langsam!). Wie bei der Lautstärke wird auch hier unbewusst das Gefühl der gleichen Wellenlänge ausgelöst. Das berühmte Füllwort „ähm“ kann ein Zeichen für zu schnelles Sprechen sein. Da wir während des Sprechens auch Denken, kann es passieren, dass das Denken nicht schnell genug ist. Dann muss das Sprechen pausieren und in dieser Zeit entsteht ein Füllwort. Füllwörtervielnutzer sollten das Sprechtempo etwas drosseln.
Probieren Sie die Tipps mal aus. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg dabei! Buchen Sie gerne auch ein Telefontraining mit mir als Trainer.
Herzliche Grüße,
Frank Thiel
Trainer und Online Moderator für Soft Skills